Стол

Кто из нас не любил есть в детстве манную кашу с ложечки? Особенно с комочками! Обляпывали весь слюнявчик и столик в придачу. Обляпывали и не задумывались, что стол – величайшее из изобретений человечества. Стол – это универсальная модель большинства конструкций. Возьмем, например, дом, который дети рисуют карандашом в детском саду. Из чего он состоит?  Четыре точки опоры и крыша. Упростим модель – получается стол. А трехколесный велосипед? Три опоры и сиденье. Упростили в статике – журнальный стол. И так до бесконечности. По сути модель – это упрощенное (не путать с «примитивное») описание действительности. Некий миф, легко воспринимаемый нашим мозгом. Для чего нужны модели – только для компенсации скудности и лености человеческого интеллекта. Модель — это представление, а представление - значит условность и упрощенность. У детского велосипеда три колеса, у журнального столика три ножки. Если на край столика положить много книг, он станет неустойчив – вот тебе и модель езды: «Вовочка, не нагибайся вбок, упадешь с велосипеда! Упал!? А ведь я же тебя предупреждала!»

Социальные модели ничем не отличаются от прочих – те же условности и упрощения. Профессиональные бизнес-маги знают, что любое создание модели начинается с ответа на сакральный вопрос познаваемости мира. Для подобных целей есть специальный обряд моделирующей магии. Как уже говорилось, в полной версии используются сложные, но скрытые от постороннего взора, бизнес-модели. А для начинающих - выучить магический обряд «Стол». Практиковать моделирующую магию может любой руководитель, однако она будет не менее полезна рядовым сотрудникам. Ибо дорога управления о двух полосах: ты управляешь - тобой управляют. Кто лучше видит мир, тот и правит. Итак, начнем обряд.

Действие первое – определяем объект моделирования. В термодинамике научно доказано, что порядок можно навести только в ограниченном пространстве и времени. Если граница не определена и интерфейсы не прописаны, рост энтропии неизбежен. Поэтому мысленно проводим круг, внутри которого будем наводить порядок. Пусть это будет ваш отдел внутри компании.

Действие второе – укрепляем границу и строим интерфейсы. Для начала составляем список сотрудников отдела. Потом выписываем их функциональные обязанности. Все, кто должен взаимодействовать с миром вне отдела – будут отвечать за интерфейсы. Они - пограничники. Остальные – жители внутренних территорий вашей «волшебной страны».

Действие третье – рисуем «стол». Т.е., составляем организационную модель отдела. Обычно оргмодели состоят из административной и функциональной частей. Административная часть состоит из штатного расписания и штатной расстановки. Функциональная состоит из матрицы «уровень контактов/зоны ответственности» и «коммуникационной схемы». Начнем со штатного расписания. Расписание - от слова расписывать. Себя, если вы начальник отдела, пишем во главе, чуть ниже - заместителей, под ними - их подчиненных и т.д., пока пирамидка власти не станет устойчивой. Важно: в пирамиде прописываем должности, а не людей. Если должность есть, а человека нет, значит все учтем в штатной расстановке, а в графе ФИО запишем «вакансия». Штатная расстановка пишется после штатного расписания в простой табличной форме. Сверху вниз: должности слева, ФИО или «вакансии» справа.  Написал табличку, и сразу ясно, насколько отдел «боеспособен».  Для написания функциональной модели надо сначала составить графическую матрицу. Она делается очень просто. Слева сверху вниз устанавливаются уровни общения. Например, директор фирмы (директора других фирм), начальники отделов фирмы (оптовые покупатели или поставщики), специалисты отделов (розничные покупатели), обслуживающий персонал. Далее, по горизонтали, слева на право, переписываем функционал отдела. Желательно, чтобы функционал был описан по технологической цепочке, или как линейная проекция цикла Деминга. Например: прием документов, составление внутреннего заказа, планирование производства, учет произведенной продукции, отправка заказа покупателю, отчет руководству компании.   Далее, в матрицу вписываем должности. Делаем проверку на непересекаемость функционала и адекватность уровня компетенций. Если траблов нет, идем дальше

Действие четвертое – приземляем модель, овеществляем административный вектор путем зомбирования подчиненных. Грамотно делать в два приема: с ключевыми сотрудниками - лично, с остальными - через обрядовый ритуал общего собрания. Действие заканчивается тогда, когда все сотрудники под роспись уяснят единственно правильное видение модели отдела, которое утвердил их босс. 

Действие пятое – закрепляем магию. Не давая сотрудникам опомниться, пишем должностные инструкции и рабочие регламенты. Важно не впадать в крайности, не писать все самому, и не поручать писать инструкции тем, кто их исполняет. Правило бизнес-магов гласит: «Вассал моего вассала – не мой вассал», т.е. инструкцию пишет старший на своих подчиненных уровнем ниже. И так по всей иерархии. Инструкция - как раствор цемента в кирпичной стене. «Насяльника» дает пример и форму, остальные копируют вдумчиво и усердно. Для новичков скажем: «Важен не объем, а суть и понятливость, и… соответствие требованием трудового кодекса». Заканчиваем не подписанием ДИ, а сдачей экзамена на понимание её сути. Потом играем в «испорченный телефон» - проверяем коммуникации. По каналам, прописанным в коммуникационной модели, даем сигналы (звонки, письма и т.п.) и с каждого требуем отчет о содержании и действиях.

Действие шестое – встраиваемся в больший мир. Навели порядок, пора активировать интерфейсы. Проверяем, как сквозные бизнес-процессы проходят через наш микромир. Если в отделе сбоев нет, на входе-выходе все окей и отчеты вовремя и внятно, значит строительство города солнца закончено. Можно переходить к эксплуатации и получать дивиденды от вложенных сил.  

Все, обряд «Стол» закончен. Модельная магия на твоей стороне. А если сам все чисто сделал, то и люди - тоже.

Смотрите также: