Простые приемы организации труда

В начале века судьба меня свела с Ямамото Хироси. Тогда он руководил Японским центром в Санкт-Петербурге. Каждый раз, заходя к нему на Невский, 25, я поражался маленьким, но очень удачным уловкам, помогающим жить и работать.

Например, в лотке для бланков была изнутри приклеена бумажная полоска высотой 2 сантиметра. Когда бланки кончались, и эта полоска становилась видна, секретарь звонила в типографию и заказывала новую партию бланков. Ей не надо было думать об этом, простая и эффективная сигнальная система: увидел – позвонил.

В шкафчиках - папочки только своего цвета. Никогда не перепутаешь, какую куда ставить. Везде цветовая маркировка корешков по теме содержания. Ямомота как-то сказал: «Россия и Япония в чем-то слишком похожи. У нас тоже долго не было порядка в стране». А вот порядок в офисе был почти идеальный. Любой документ можно было найти в течении минуты, даже заранее не зная, где он лежит.

Но особенно мне понравился инструмент «6+3»: шесть вертикальных и три горизонтальных лотка.

Первые пять лотков подписываются по дням недели: «Сделать в понедельник», «Сделать во вторник» и т.п., шестой – «Сделать на следующей неделе».

Горизонтальные подписываются: «Сделать утром», «Сделать днем» и «Сделать вечером». Все дела в виде документов кладутся в вертикальные лотки на тот день, когда они должны быть сделаны.

Каждое утро все документы из вертикального лотка соответствующего дня вынимаются и раскладываются в горизонтальные лотки: на утро – важные дела, на день – срочные, на вечер – те дела, над которыми надо поразмышлять.

Все дела, которые переносятся на следующую неделю, складываются в шестой, вертикальный лоток. В понедельник утром содержание шестого лотка раскладывается по остальным вертикальным лоткам. Мне так понравился инструмент планирования дел и управления временем «6+3», что я им пользуюсь уже много лет, меняя только цвет лотков.

Важно, чтобы каждому делу соответствовал документ или конверт с пояснительной запиской.

Помни, лотки за тебя думать не будут, они будут за тебя только помнить.   

Смотрите также: