Как навести порядок в подразделении

Вы обратились лично или по телефону в какую-то организацию. Сколько времени вам потребуется, чтобы определить, порядок там или беспорядок? Скорее всего, не много, одной минуты будет достаточно. Для этого нам не нужно быть искушенными управленцами, такое чувствуется интуитивно.

Хочешь сделать карьеру? Научись организовывать работу своих подчиненных!

А если попытаться перечислить все видимые признаки беспорядка, то, что можно выделить?

Первое, что сразу бросается в глаза, это то, что на ваш вопрос не могут ответить сразу, не могут найти ответственного человека, процедура согласования и подписи запутана. И это то, что очевидно. Остальные признаки беспорядка обнаруживаются при более тесном знакомстве с организацией.

Опасность такой ситуации для самой организации в том, что она, таким образом, теряет клиентов, несет финансовые потери, уходят лучшие сотрудники, которые устали все время преодолевать многочисленные барьеры.

Но всегда найдутся в компании сотрудники, которые будут препятствовать любой попытке Руководителя навести порядок. Как правило, это те сотрудники, которые приспособились получать свои выгоды от беспорядка: отсутствие контроля самой работы, графика работы, а, возможно, и какие-то «левые» либо криминальные заработки.

От чего возникает беспорядок? Вернее, даже не так: почему не наступает порядка в организациях?

Первая причина состоит в том, что Руководитель не может правильно организовать процесс выполнения работ в подчиненном ему подразделении или компании.

Частично мы уже рассмотрели этот вопрос в статье, посвященной наведению порядка на рабочем месте. Итак, беспорядок возникает там, где Руководители не определили и не регламентировали свои функции управления.

Каждая функция управления конкретизируется в зависимости от вида деятельности подразделения или компании. Если это производственная компания, то первостепенной задачей Руководителя является исполнение функции Организации. То есть Руководитель должен:

1)      Определить перечень востребованных рынком продуктов производства

2)      Определить и формализовать бизнес-процесс производства, продажи, обслуживания

3)      Сформировать структуру управления подразделением или компанией

4)      Определить роли и полномочия сотрудников

И только после того, как решены эти основные задачи, относящиеся к функции Организации, Руководитель может приступать к определению остальных функций управления, определению задач по каждой функции, выделению среди этих задач тех, которые можно поручить своим подчиненным.

В результате, наведения порядка подразделение каждой компания должно принять следующий вид:

Ка видно из этой схемы, Руководитель находится не в самой системе производства результата, а  над системой, наблюдая за ней, контролируя ход работ и результаты, принимая управленческие решения и транслируя их подчиненным. Собственно, это и есть процесс управления, это и есть работа Руководителя.

Таким образом, если начинающий Руководитель выстроит подобную систему управления в своем подразделении, то это упорядочит, сделает понятной и облегчит работу всех сотрудников, сделает понятной и предсказуемой работу подразделения для клиентов и смежных подразделений, сделает прозрачной работу подразделения для вышестоящих руководителей, которые непременно положительно отметят эти достижения. 

Смотрите также: